Proses Pengawasan
Pengawasan adalah suatu usaha
sistematis menetapkan standar – standar dengan tujuan perencanaan, merancang
bangun system umpan balik informasi, membandingkan kinerja sebenarnya dengan
standar – standar yang telah ditentukan terlebih dahulu, menentukan apakah ada
penyimpanan dan mengukur kemuradanya, serta mengambil tindakan yang diperlukan yang
menjamin pemanfaatan penuh sumberdaya yang digunakan secara efisien dalam
rangka pencapaian tujuan organisasi. Dengan demikian langkah unsur proses
pengawasan itu adalah sebagai berikut:
1) Pencapain standar dan metode pengukuran kinerja,
2) Pengukuran kinerja yang senyatanya;
3) Pembandingan kinerja dengan standar serta menafsirkan penyimpangan – penyimpangan; dan
4) Mengadakan tindakan korektif.
Standar yang ditentukan itu berupa standar masukan yang berupa usaha kerja, dan standar keluaran berupa ukuran kuantitas,kualitas, biaya atau waktu pengukuran kinerja senyatanya adalah untuk melihat adanya penyimpangan atau varians antara apa yang terjadi senyatanya dengan apa yang di harapkan.
Pembandingan kinerja senyatanya dengan tujuan atau standar dapat menghasilkan kinerja sama dengan standar atau dengan kinerja lain dengan standar yang terakhir memerlukan manajemen berdasar pengecualian: manajemen perlu memperhatikan situasi dimana penyimpangan antara kinerja senyata dengan yang diharapkan sangatlah besar. Yang pertama cukup mempertahankan situasi; tak perlu dilakukan tindakan korektif.
Bila penyimpangan yang terjadi itu besar maka perlu tindakan korektif yakni perbaikan agar hasilnya sesuai dengan standar yang telah ditentukan sebelumnya.
1) Pencapain standar dan metode pengukuran kinerja,
2) Pengukuran kinerja yang senyatanya;
3) Pembandingan kinerja dengan standar serta menafsirkan penyimpangan – penyimpangan; dan
4) Mengadakan tindakan korektif.
Standar yang ditentukan itu berupa standar masukan yang berupa usaha kerja, dan standar keluaran berupa ukuran kuantitas,kualitas, biaya atau waktu pengukuran kinerja senyatanya adalah untuk melihat adanya penyimpangan atau varians antara apa yang terjadi senyatanya dengan apa yang di harapkan.
Pembandingan kinerja senyatanya dengan tujuan atau standar dapat menghasilkan kinerja sama dengan standar atau dengan kinerja lain dengan standar yang terakhir memerlukan manajemen berdasar pengecualian: manajemen perlu memperhatikan situasi dimana penyimpangan antara kinerja senyata dengan yang diharapkan sangatlah besar. Yang pertama cukup mempertahankan situasi; tak perlu dilakukan tindakan korektif.
Bila penyimpangan yang terjadi itu besar maka perlu tindakan korektif yakni perbaikan agar hasilnya sesuai dengan standar yang telah ditentukan sebelumnya.
Pengawasan itu dapat intern, dapat
pula ekstern. Pengawasan intern melalui disiplin diri dan latihan tanggung
jawab individual atau kelompok. Pengawasan ekstern terjadi melalui supervise
langsung atau penerapan system administrative seperti aturan dan prosedur.
Pengawasan efektif yang akan di uraikan kemudian, merupakan kombinasi dari
keduanya.
Ada empat jenis
pengawasan ekstern, yaitu:
1. Prapengawasan disebut juga precontrol atau feed-forward-control; yaitu pengawasan yang di lakukan sebelum memulai kegiatan, terdiri atas kegiatan persiapan: Spesifikasi masukan, keluaaran, kejelasan tujuan, sumber daya yang di perlukan.
2. Pengawasan pengarahan atau steering control yang fokusnya adalah pada apa yang terjadi selama proses kerja. Juga di kenal dengan nama concurrent control. Disini diusahakan untuk menemukan masalah dan melakukan tindakan perbaikan sebelum hasil akhir.
3.Pengawasan ya/tidak (yes/no-control) yang menspesifikasi titik kritis yang harus di lalui sebelum suatu kegiatan berlanjut. Pada suatu titik segala persyaratan harus dipenuhi terlebih dahulu (ya) sebelum proses berlanjut. Jadi kalau tidak, proses berhenti.
4. Pengawasan pasca kegiatan (post action control atau feedback control), dilakukan setelah kegiatan selesai.
1. Prapengawasan disebut juga precontrol atau feed-forward-control; yaitu pengawasan yang di lakukan sebelum memulai kegiatan, terdiri atas kegiatan persiapan: Spesifikasi masukan, keluaaran, kejelasan tujuan, sumber daya yang di perlukan.
2. Pengawasan pengarahan atau steering control yang fokusnya adalah pada apa yang terjadi selama proses kerja. Juga di kenal dengan nama concurrent control. Disini diusahakan untuk menemukan masalah dan melakukan tindakan perbaikan sebelum hasil akhir.
3.Pengawasan ya/tidak (yes/no-control) yang menspesifikasi titik kritis yang harus di lalui sebelum suatu kegiatan berlanjut. Pada suatu titik segala persyaratan harus dipenuhi terlebih dahulu (ya) sebelum proses berlanjut. Jadi kalau tidak, proses berhenti.
4. Pengawasan pasca kegiatan (post action control atau feedback control), dilakukan setelah kegiatan selesai.
Adapun faktor-faktor yang menjadi
pengawasan itu merupakan keharusan ialah:
1) Adanya perubahan yang memerlukan penyesuain-penyesuain baru dan ini harus selalu diawasi;
2) Adanya kekomplekan system memerlukan pengawasan yang lebih banyak;
3) Adanya kesalahan-kesalahan memerlukan pengawasan agar dapat dilakukan tindakan perbaikan; dan
4) Adanya delegasi perlu pengawasan terhadap para pelaksana agar jangan sampai melakukan penyimpangan yang terlalu banyak sehingga sulit dibenahi lagi.
1) Adanya perubahan yang memerlukan penyesuain-penyesuain baru dan ini harus selalu diawasi;
2) Adanya kekomplekan system memerlukan pengawasan yang lebih banyak;
3) Adanya kesalahan-kesalahan memerlukan pengawasan agar dapat dilakukan tindakan perbaikan; dan
4) Adanya delegasi perlu pengawasan terhadap para pelaksana agar jangan sampai melakukan penyimpangan yang terlalu banyak sehingga sulit dibenahi lagi.
Dengan memperhatikan faktor-faktor
diatas , maka tercapailah sasaran-sasaran pengawasan yaitu :
1. Meningkatkan disiplin dan prestasi kerja
2. Menekansekecil mungkin penyalahgunaan wewenang
3. Menekan sekecil mungkin kebocoran dan pemborosan
4. Meningkatkan pelayanan
5. Memperlancar segala kegiatan .
Metode Pengawasan
Pada kegiatan belajar 1 telah dikemukakan berbagai
jenis (metode) pengawasan, yaitu
pengawasan pengarahan , pengawasan penapisan (screening) atau yes-no-control, dan
pengawasan pasca kegiatan.
Pengawasan pengarahan ditujukan terhadap masukan dan proses, pengawasan
penapisan di lakukan terhadap proses dan pengawasan pasca -kegiatan di lakukan terhadap
hasil. Di dalam suatu organisasi biasanya di laksanakan pengawasan kombinasi ketiganya.
Metode pengawasan lainnya yang telah pula di sebutkan ialah :
1) sistem penilaian kinerja
2) sistem pembayaran dan imbalan
3)sistem MBO atau manajemen berdasar tujuan
4) sistem karyawan dan kedisiplinan
5) sistem pengawasan berdasar anggaran , dan
6) sistem informasi manajemen
Penilaian kinerja merupakan proses secara formula melalui kinerja dan memberikan umpan balik sebagai dasar penyesuaian. Berbagai metode di gunakan di dalam penilaiain kinerja , seperti skala peringkat grafis , skala peringkat berdasar perilaku , teknik kejadian kritis , penguraian kinerja organisasi. Jadi anggota organisasi di ikut sertakan pada kegiatan organisasi sehingga timbul rasa memiliki.
Sistem disiplin karyawan menciptakan disiplin karyawan dengan peringatan-peringatan yang seyogianya bersifat segera , ditujukan pada kegiatan bukan pribadi seseorang , harus konsisten dalam waktu dan manusia . Memberikan informasi , terjadi dalam situasi yang penuh persaudaran dan harapanya haruslah realistik.
Manajemen berdasar tujuan adalah proses penentuan tujuan bersama antara penyedia dan bawahan. Manajemen berdasar tujuan (management by objectives (MBO) ) mencakup persetujuan formal antara penyedia dan bawahan bertalian dengan (1) tujuan kinerja bawahan untuk suatu periode tertentu , (2) rencana pencapaian tujuan , (3) standar untuk mengukur apabila tujuan telah dicapai dan (4) prosedur meninjau ulang hasil-hasil.
Di dalam proses MBO yang penting adalah menentukan tujuan kinerja. Tujuan kinerja yang baik adalah pencapain yang diharapkan dan yang dapat diukur sebagai hasil akhir atau di verifikasi sebagai serngkaian kegiatan kinerja. Tujuan kinerja biasanya tertulis dan secara formal disetujui baik oleh atasan maupun bawahan.
Ada 3 tujuan , yaitu tujuan perbaikan dengan berupaya meningkatkan factor kinerja ; tujuan pengembangan yang bertalian dengan kegiatan perkembangan pribadi , dan tujuan pemeliharaan secara formal mencerminkan maksud menruskan kinerja berdasar peringkat yang ada sekarang.
Sistem pengawasan berdasar anggaran (budgetary control) sangat penting bagi suatu organisasi. Anggaran merupakan ekspresi rencana secara kuantitatif dan finansial. Dengan anggaran dialokasikan sumber daya pada kegiatan. Anggaran di nyatakan dalam satuan moneter , mengandung unsur komitmen manajemen , berdasarkan sulan dan dapat di ubah kalau kondisi berubah.
Sistem pengawasan anggaran di laksanakan pada pusar-pusat pertanggungjawaban , apakah itu pusat pendapataan, biaya laba ataupun investasi . Anggaran itu berjenis-jenis . Ada yang tetap atau statis , ada yang luwes , ada yang jangka pendek , operasi, dan anggaran utama serta anggaran jangka panjang ada pula anggaran nilai nol.
Berbagai alat analisis dapat di manfaatkan untuk membuat anggaran sehingga kita dapat melakukan pengawasan berdasar anggaran . Alat analisis tersebut adalah analisi break-even atau impas dan rasio..
pengawasan pasca kegiatan.
Pengawasan pengarahan ditujukan terhadap masukan dan proses, pengawasan
penapisan di lakukan terhadap proses dan pengawasan pasca -kegiatan di lakukan terhadap
hasil. Di dalam suatu organisasi biasanya di laksanakan pengawasan kombinasi ketiganya.
Metode pengawasan lainnya yang telah pula di sebutkan ialah :
1) sistem penilaian kinerja
2) sistem pembayaran dan imbalan
3)sistem MBO atau manajemen berdasar tujuan
4) sistem karyawan dan kedisiplinan
5) sistem pengawasan berdasar anggaran , dan
6) sistem informasi manajemen
Penilaian kinerja merupakan proses secara formula melalui kinerja dan memberikan umpan balik sebagai dasar penyesuaian. Berbagai metode di gunakan di dalam penilaiain kinerja , seperti skala peringkat grafis , skala peringkat berdasar perilaku , teknik kejadian kritis , penguraian kinerja organisasi. Jadi anggota organisasi di ikut sertakan pada kegiatan organisasi sehingga timbul rasa memiliki.
Sistem disiplin karyawan menciptakan disiplin karyawan dengan peringatan-peringatan yang seyogianya bersifat segera , ditujukan pada kegiatan bukan pribadi seseorang , harus konsisten dalam waktu dan manusia . Memberikan informasi , terjadi dalam situasi yang penuh persaudaran dan harapanya haruslah realistik.
Manajemen berdasar tujuan adalah proses penentuan tujuan bersama antara penyedia dan bawahan. Manajemen berdasar tujuan (management by objectives (MBO) ) mencakup persetujuan formal antara penyedia dan bawahan bertalian dengan (1) tujuan kinerja bawahan untuk suatu periode tertentu , (2) rencana pencapaian tujuan , (3) standar untuk mengukur apabila tujuan telah dicapai dan (4) prosedur meninjau ulang hasil-hasil.
Di dalam proses MBO yang penting adalah menentukan tujuan kinerja. Tujuan kinerja yang baik adalah pencapain yang diharapkan dan yang dapat diukur sebagai hasil akhir atau di verifikasi sebagai serngkaian kegiatan kinerja. Tujuan kinerja biasanya tertulis dan secara formal disetujui baik oleh atasan maupun bawahan.
Ada 3 tujuan , yaitu tujuan perbaikan dengan berupaya meningkatkan factor kinerja ; tujuan pengembangan yang bertalian dengan kegiatan perkembangan pribadi , dan tujuan pemeliharaan secara formal mencerminkan maksud menruskan kinerja berdasar peringkat yang ada sekarang.
Sistem pengawasan berdasar anggaran (budgetary control) sangat penting bagi suatu organisasi. Anggaran merupakan ekspresi rencana secara kuantitatif dan finansial. Dengan anggaran dialokasikan sumber daya pada kegiatan. Anggaran di nyatakan dalam satuan moneter , mengandung unsur komitmen manajemen , berdasarkan sulan dan dapat di ubah kalau kondisi berubah.
Sistem pengawasan anggaran di laksanakan pada pusar-pusat pertanggungjawaban , apakah itu pusat pendapataan, biaya laba ataupun investasi . Anggaran itu berjenis-jenis . Ada yang tetap atau statis , ada yang luwes , ada yang jangka pendek , operasi, dan anggaran utama serta anggaran jangka panjang ada pula anggaran nilai nol.
Berbagai alat analisis dapat di manfaatkan untuk membuat anggaran sehingga kita dapat melakukan pengawasan berdasar anggaran . Alat analisis tersebut adalah analisi break-even atau impas dan rasio..
Anggaran dibuat agar
berada di atas impas sehingga badan usaha memperolah laba.
Urutan yang ditempuh
dalam MBO adalah sbb;
1. Para anggota menyusun tujuan kinerja yang pokok untuk masa datang sekaligus dengan
jadwal pencapainya.
2. Tujuan diusulkan pada penyedia agar ditinjau ulang; dilakukan diskusi anatara penyelia dan
bawahan sehingga tercapai tujuan yang disetujui bersama
3. Penyelia dan bawahan bertemu secara periodik meninjau ulang kemajuan dan melakukan revisi atau memperbaharui tujuan bila di perlukan
4. Pada akhir tahun , para anggota menyerahkan laporan kinerja yang memuat pencapain tujuan dan komentar penyimpangan
5. Penilain diri / pengawasn diri ini dibicarakan dengan penyelia; alas an mengapa tujuan tak
tercapai di bicarakan disini.
6. Tujuan yang baru ditetapkan untuk tahun yang akan datang; dan baru MBO mulai.
1. Para anggota menyusun tujuan kinerja yang pokok untuk masa datang sekaligus dengan
jadwal pencapainya.
2. Tujuan diusulkan pada penyedia agar ditinjau ulang; dilakukan diskusi anatara penyelia dan
bawahan sehingga tercapai tujuan yang disetujui bersama
3. Penyelia dan bawahan bertemu secara periodik meninjau ulang kemajuan dan melakukan revisi atau memperbaharui tujuan bila di perlukan
4. Pada akhir tahun , para anggota menyerahkan laporan kinerja yang memuat pencapain tujuan dan komentar penyimpangan
5. Penilain diri / pengawasn diri ini dibicarakan dengan penyelia; alas an mengapa tujuan tak
tercapai di bicarakan disini.
6. Tujuan yang baru ditetapkan untuk tahun yang akan datang; dan baru MBO mulai.
Pengawasan Yang Efektif
Agar pengawasan efektif, maka para manajer harus menghayati reaksi manusia terhadap sistem pengawasan. Manusia tidak begaitu saja menerima pengawsan yang dilakukan manajer.
Reaksinya bermacam-macam menolak sekali pengawsan terhadapnya, mempertahankan diri darisistem pengawasan yang diterapkan padanya dan membela kinerja dan menolak sasaran kinerja yang tersirat dan tersurut pada tujuan.
Hal ini makin jelas bila sumber daya terbatas dan situasi penuh tekanan. Dalam situasi seperti itu , orang cenderung untuk mempertahankan hasil kerja yang dibatasi oleh kendala sehingga pengawasan biasanya tidak dikehendaki.
Agar pengawasan efektif, maka para manajer harus menghayati reaksi manusia terhadap sistem pengawasan. Manusia tidak begaitu saja menerima pengawsan yang dilakukan manajer.
Reaksinya bermacam-macam menolak sekali pengawsan terhadapnya, mempertahankan diri darisistem pengawasan yang diterapkan padanya dan membela kinerja dan menolak sasaran kinerja yang tersirat dan tersurut pada tujuan.
Hal ini makin jelas bila sumber daya terbatas dan situasi penuh tekanan. Dalam situasi seperti itu , orang cenderung untuk mempertahankan hasil kerja yang dibatasi oleh kendala sehingga pengawasan biasanya tidak dikehendaki.
Stoner mengemukakan bahwa pengawasan
yang efektif itu haruslah memenuhi persyaratan
sbb:
1. Ketepatan
2. Sesuai waktu,
3. Objektif dan kompherensif ,
4. Fokus pada titik pengawasan strategis,
5. Realistis secara ekonomis,
6. Realistis secara organisatoris
7. Terkoordinasi dengan aliran kerja organiasi,
8. Luwes
9. Prespektif dan opersional,
10.Dapat diterima para anggota organisasi.
Menurut Schermerhorn , agar supaya pengawasan itu efektif haruslah :
1. Ketepatan
2. Sesuai waktu,
3. Objektif dan kompherensif ,
4. Fokus pada titik pengawasan strategis,
5. Realistis secara ekonomis,
6. Realistis secara organisatoris
7. Terkoordinasi dengan aliran kerja organiasi,
8. Luwes
9. Prespektif dan opersional,
10.Dapat diterima para anggota organisasi.
Menurut Schermerhorn , agar supaya pengawasan itu efektif haruslah :
1. Berorientasi pada hal-hal yang strategis pada hasil-hasil
2. Berbasis informasi
3. Tidak kompleks
4. Cepat dan berorientasi perkecualian
5. Dapat dimengerti
6. Luwes
7. Konsisten dengan struktur organisasi
8. Dirancang untuk mengakomodasi pengawasan diri
9. Positif mengarah ke perkembangan , perubahan dan perbaikan
1. Jujur dan objektif
Sistem pengawasan yang efektif itu seharusnya mendukung strategis dan
memfokuskan diri pada apa yang harus dilakukan , tidak saja pada usaha
pengukuran . Pokok perhatian ada pada
kegiatan yang penting bagi tercapainya tujuan organisasi.
Sistem pengawasan harus mendukung usaha menyelesaikan masalah dengan
pengambilan keputusan , tidak haanya menunjukkan penyimpangan-penyimpangan.
Sistem tersebut harus dapat menunjukan mengapa terjadi penyimpangan dan apa
yang harus dilakukan untuk perbaikannya.
Sistem pengawasan harus dapat dengan cepat atau dini mendeteksi
penyimpangan sehingga tindakan perbaikan dapat pula dilakukan dengan segera
agar terhindar hal-hal yang tidak diharapkan ; kalau perlu dengan cara-cara
pengecualian .
Sistem pengawasan yang efektif memberikan informasi yang cukup bagi para
pengambil keputusan , artinya informasi yang mudah dimengerti , padat . Sistem
pengawasan harus dapat mengakomodasi situasi yang unik atau yang berubah-ubah .
Sistem pengawasan harus pula dapat mengakomodasikan kapasitas seseorang untuk
mengawasi dirinya sendiri . Yang penting harus ada saling percaya , komunikasi
dan partisipasi pihak-pihak yang berkepentingan . Pengawasan diri tercipta bila
rancang bangun kerja itu jelas dan pemilihan orang yang mampu bagi pekerjaannya
dilakukan dengan baik .
Sistem pengawasan harus menitik-beratkan
pada pengembangan , perubahan dan perbaikan ; kalau dapat sanksi dan
peringatan itu diminumkan . Kalau sanksi diperlukan haruslah dilaksanakan
dengan hati-hati dan manusiawi . Akhirnya sistem pengawasan harus jujur dan
objektif artinya tidak memihak , dan satu-satunya tujuan adalah peningkatan
kerja
Tidak ada komentar:
Posting Komentar